„Wann ist der richtige Moment für eine Transportausschreibung und werde ich damit erfolgreich sein?“ Diese Frage stellen sich wahrscheinlich alle strategischen Frachteinkäufer. Schließlich ist jede Ausschreibung mit Aufwand verbunden. Wer will schon ohne Aussicht auf Erfolg die Pferde scheu machen?
Natürlich haben auch wir keine Glaskugel, die uns in die Zukunft blicken lässt. Außerdem ist die individuelle Situation jedes Unternehmens zu berücksichtigen. Aus Erfahrung gibt es aber einige interne und externe Faktoren, die eine erfolgreiche Ausschreibung wahrscheinlicher machen.
Blicken wir zunächst auf die internen Faktoren.
Haben Sie ein nachgefragtes und relevantes Transportvolumen?
Der Erfolg einer Ausschreibung hängt im Wesentlichen vom erzeugten Wettbewerb unter den Dienstleistern ab. Je attraktiver das Transportvolumen, desto einfacher werden Sie diesen Wettbewerb erzeugen können. Wenn Sie also über ein regelmäßiges Transportvolumen mit relevanter Größe verfügen, stehen Ihre Chancen für eine erfolgreiche Transportausschreibung gut.
Anforderungen an Spezialequipment oder spezielle Services schränken den Markt hingegen ein. Die besten Aussichten auf Erfolg haben Sie mit palettierter Ware, die von A nach B innerhalb einer Regellaufzeit befördert werden soll. Das soll aber nicht heißen, dass eine Transportausschreibung mit Sonderanforderungen aussichtslos ist. Solange die Anforderungen klar beschrieben sind und von mehreren Dienstleistern angeboten werden können, lässt sich auch hier der nötige Wettbewerb erzeugen.
Arbeiten Sie nur mit wenigen Dienstleistern zusammen?
Haben Sie heute alle Ihre Transporte an einen Hausspediteur vergeben? Das ist operativ sicher praktisch und kann, wenn Sie nur Stückgut und selten Ladungen haben, eine gute Option sein. Wenn Sie hingegen von Stückgut bis zu Teil- und Komplettladungen europaweit alles bedienen, kann ein Dienstleister selten alles gleichermaßen gut. Das betrifft nicht nur den Preis, sondern auch die Qualität.
Spezialisierte Anbieter können Ihnen echte Wettbewerbsvorteile bei der Belieferung Ihrer Kunden bringen. So können Sie über eine Transportausschreibung nicht nur Ihre Laufzeiten und Kosten reduzieren, sondern gleichzeitig Qualität und verfügbaren Kapazitäten erhöhen.
Allerdings bedeuten mehr Dienstleister auch höhere Anforderungen an die operative Logistik, was uns zum nächsten Punkt bringt.
Sind Sie flexibel und leistungsfähig in der operativen Abwicklung?
Leistungsfähige Prozesse zur Planung und Disposition von Transporten sind eine wichtige Grundlage für optimale Frachtkosten. Nur so können Sie die Stärken einzelner Dienstleister bestmöglich kombinieren, ohne gleichzeitig die Kosten der operativen Logistik zu erhöhen. Die Zusammenarbeit mit einem breiten Portfolio an Dienstleistern wird ohne entsprechende Vorbereitung schnell zum operativen Alptraum.
Diese Tatsache wird leider auch häufig als „Totschlagargument“ der operativen Logistik gegen jede Veränderung der Dienstleisterbasis genutzt. Dabei wird argumentiert, dass nur die Bestandsdienstleister die eigenen Anforderungen erfüllen können, weil sie diese seit vielen Jahren kennen und zuverlässig erfüllen.
Lassen Sie sich von solchen Argumenten nicht entmutigen. Solche Aussagen sind ein guter Hinweis darauf, dass die heutigen Dienstleister Ineffizienzen Ihrer eigenen Organisation kompensieren und sich das auch gut bezahlen lassen. Sie sind also ein Fingerzeig auf zu hohe Frachtkosten und gute Erfolgschancen Ihrer nächsten Ausschreibung. Nicht selten entsteht über die aufgezeigten Einsparpotenziale später auch die Bereitschaft, operative Logistikprozesse für die Zusammenarbeit mit mehreren Dienstleistern zu ertüchtigen.
Liegt ihre letzte Ausschreibung schon länger zurück?
Der Markt für Transportdienstleistungen ist groß und ständig in Bewegung. Alleine in Deutschland gibt es laut statistischem Bundesamt ca. 3.500 relevante Dienstleister mit über 300.000 LKW. In Summe werden über 800 Millionen Fahrten von, nach, in und durch Deutschland durchgeführt. Abgesehen von einigen großen Konzernen ist der Markt in der Breite durch kleine und mittelständische Unternehmen geprägt.
Ihr letztes Ausschreibungsergebnis war also nur eine Momentaufnahme in einem sich ständig bewegenden Markt. Je länger Ihre letzte Momentaufnahme zurückliegt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, bei der nächsten Ausschreibung Kosten zu senken.
Neben den internen gibt es aber auch externe Faktoren, die Sie beachten sollten.
Gibt es konjunkturelle Veränderungen?
Frachtpreise reagieren sehr sensibel auf Konjunkturschwankungen. Verändert sich die konjunkturelle Lage leicht, sind die Auswirkungen auf Transportkapazitäten und Preise häufig direkt spürbar.
Schätzen Sie die Veränderungen für sich positiv ein, können Sie über gezielte Preisanfragen oder eine umfassende Transportausschreibung Angebot und Nachfrage zusammenbringen und im besten Fall Kosten senken. Aber auch in steigenden Märkten ist eine Anfrage am Markt sinnvoll, um Preiserhöhungen der Ist-Dienstleister auf Marktkonformität zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.
Haben sich Gesetze oder sozioökonimische Faktoren geändert?
Mautkosten, Mindestlohn, Fahrerknappheit oder Brexit sind nur einige Beispiele für Einflüsse, die zu steigenden Preisen führen können. Trotz Empfehlungen und Berechnungen diverser Verbände, gibt es selten darauf eine einheitliche Reaktion aller Marktteilnehmer.
Wenn sich nur ein Faktor verändert hat, müssen Sie nicht unbedingt gleich mit einer Ausschreibung reagieren. Folgen jedoch mehrere Faktoren aufeinander, kann in Summe ein bedeutender Effekt auf Transportkosten entstehen. Die Frage, welche Preisanpassung aufgrund dieser Verwerfungen am Ende marktgerecht ist, kann Ihnen abschließend nur der Markt beantworten.
Fazit
Die regelmäßige Ausschreibung von Transportdienstleistungen ist ein wirksamer Weg, nachhaltig marktgerechte Frachtkosten zu gewährleisten. Wann eine Ausschreibung erfolgen sollte und ob sie sich lohnt, kann sicher nicht pauschal beantwortet werden. Vielmehr gilt es den Markt und das eigene Einkaufsverhalten kontinuierlich zu bewerten, um den besten Zeitpunkt für die nächste Transportausschreibung zu wählen. Antworten auf die oben diskutierten Fragen können dabei wichtige Hinweise liefern.
